Documento de venta (Proforma / Pedido / Nota de venta / Devolución)
Formulario maestro–detalle para crear y gestionar proformas, pedidos, notas de venta y devoluciones. Incluye validación de NIT, selección de almacén y vendedor, manejo de lotes/stock, múltiples métodos de pago combinados, apertura de crédito con plan de cuotas, generación de factura y notas de salida, y pestañas de Condiciones, Observaciones, Dirección de entrega y Firmas.
📘 Propósito del formulario
El Documento de venta centraliza la emisión de Proforma, Pedido, Nota de venta y Devolución. Su cabecera define cliente, facturación, moneda y parámetros comerciales; el detalle lista ítems con control de precio y stock; y el pie organiza Totales y pago junto a Condiciones, Observaciones, Dirección de entrega y Firmas.
Consejo: define primero el tipo de documento y el cliente.
Eso ajusta la validación de NIT, precios y el flujo (almacén, crédito, factura).
🧭 Encabezado
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha / Número | Fecha del documento y número correlativo (según serie/punto de venta). |
| Punto de venta | Selecciona el PV. Afecta serie, numeración y facturación. |
| Tipo de facturación | Define el modo de emisión (en línea, computarizada, etc.). |
| Moneda / Tipo de cambio | Moneda del documento y TC del día cuando corresponde. |
| Cliente | Búsqueda por NIT/CI o razón social. Muestra Estado del NIT (activo/no vigente). |
| Clasificación tributaria | Radio: Ninguno, Extranjero no inscrito, Control tributario, Ventas menores. |
| Correo para enviar proforma/pedido/nota o factura. | |
| Propuesta | Texto breve para servicios/instalaciones que aparecerá en impresión. |
| Almacén / Vendedor | Almacén de despacho y vendedor responsable. |
| Tipo de precio | Lista de precios aplicada al detalle (retail/mayorista/distribuidor). |
🧾 Detalle (ítems)
- Columnas: Ítem, Código, Descripción, Cantidad, Precio unitario, Subtotal.
- Selección de producto: carga el precio de la lista vigente y recalcula totales.
- Control de lotes/stock: si el producto maneja lotes, el sistema exige elegir lote disponible. Con control de inventario, no permite cantidades mayores al saldo.
- Descuentos: por línea o adicionales en el pie, según políticas.
Si el documento generará salida de almacén, todos los ítems con control de inventario
deben tener lote/stock válidos.
💵 Totales y pago
Panel para definir importes, descuentos y la forma de pago combinada.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Saldo cuenta cliente | Saldo anterior / siguiente (informativo para seguimiento). |
| Sub total / Descuento adicional / Total | Cálculo automático; el descuento adicional puede ser %. |
| Método de pago | Permite hasta 3 métodos combinados. Para cada uno define: método (Efectivo, Depósito, Transferencia, Tarjeta, Billetera, Cheque, etc.), importe, detalle (caja/banco), referencia y tarjeta si aplica. |
| Al contado / Al crédito | Resumen informativo. Si algún método es PAGO POSTERIOR, el saldo pasa a crédito. |
| Cuotas / Plazo | Cuando generas crédito, define número de cuotas y el plazo (días). |
| GiftCard | Campo informativo si la operación incluye tarjeta de regalo. |
Automatizaciones (conmutadores del pie)
- Generar apertura de crédito: habilítalo cuando haya saldo en PAGO POSTERIOR. Crea el contrato y el plan de cuotas con intereses/plazos configurados.
- Generar salida de almacén: emite la Nota de salida por las cantidades del detalle.
- Generar factura: prepara/emite la factura según el Tipo de facturación. Si se activa, bloquea y coordina las otras casillas para mantener la coherencia del flujo.
Ejemplo de pago combinado (como en la UI): Pago posterior 680.00 + Transferencia 550.00 (ref. 2518, Banco BNB)
+ Depósito 300.00 (ref. 645879) = Total 1,530.00.
📄 Condiciones
- Plazo de entrega: p. ej., “15 días”.
- Lugar de entrega: dirección o sitio de instalación.
- Validez de la oferta (días): vigencia de precios y condiciones.
- Tiempo de garantía: p. ej., “2 años”.
- Modalidad de pago ofertada: ejemplo: “50% al inicio y saldo al crédito en 3 cuotas”.
📝 Observaciones
Campo libre para aclaraciones técnicas o comerciales. Ej.: “La instalación es completa en el domicilio indicado por el cliente; incluye soportes y servicio técnico de instalación.”
📦 Dirección de entrega
| Campo | Ejemplo | Uso |
|---|---|---|
| Contacto | Juan Pérez | Nombre de quien recibe o coordina. |
| Dirección de entrega | Calle Los Pinos Nro 80 | Dirección exacta (con referencias si es posible). |
| Teléfono | 33344455 | Contacto para despacho/instalación. |
| Ciudad | Santa Cruz | Ciudad o zona logística. |
✍️ Firmas y revisión
- Elaborado por: se llena automáticamente con el usuario que crea el documento.
- Marcar como revisado: fija la revisión del documento.
- Revisado por: lista de roles que pueden revisar: comercial, contador, gerencia, sistema.
Úsalo para tu flujo de aprobación interna antes de facturar o despachar.
🧩 Conversión entre documentos
Las Proformas o Pedidos pueden convertirse en Nota de venta una sola vez. Si ya existe, el sistema informa el número generado. Las Devoluciones afectan stock y pueden revertir parte de una venta (según autorización).
🔄 Guardar y generar
- Completa cabecera y detalle.
- Define Totales y pago; si procede, marca Generar apertura de crédito, Generar salida de almacén y/o Generar factura.
- Haz clic en Guardar. El sistema asigna número y ejecuta las opciones marcadas.
Si el documento ya tiene factura en línea válida, primero debe anularse la factura
para poder anular/eliminar la venta.
🛡️ Validaciones y mensajes frecuentes
- “NIT no válido/no activo”: revisa la identificación o el padrón.
- “Stock insuficiente” o “Debes seleccionar lote” en ítems con inventario.
- “El usuario no posee caja asignada” al intentar generar recibos.
- “No corresponde nota de salida” si todos los ítems son servicios.
- “Documento ya convertido” al intentar convertir nuevamente una proforma/pedido.
🚀 Flujo rápido sugerido
- Elegir Tipo de documento y Cliente.
- Seleccionar Almacén, Vendedor y Tipo de precio.
- Cargar ítems (lotes/stock si aplica).
- Revisar Condiciones, Observaciones y Dirección de entrega.
- Definir pagos; si hay saldo, activar apertura de crédito y cuotas.
- Opcional: activar salida de almacén y/o factura.
- Guardar y enviar por email si aplica.
🧠 Recomendaciones
- Para servicios con instalación, documenta bien Propuesta y Observaciones (materiales incluidos, garantías, alcance).
- Si habrá crédito, ingresa la cuota inicial como método de pago y deja el resto como PAGO POSTERIOR para generar el plan de cuotas.
- Antes de facturar, confirma Estado del NIT y los datos fiscales del cliente.
- En entregas, usa la pestaña Dirección de entrega con contacto y teléfono verificados.